正航ERP系統-共用系統講義/第十六節 期末結帳
發佈: 2009-6-05 15:32 | 作者: jack | 來源: 和建資訊全球服務網
1-1 在共用參數中加入」使用期末結帳」的功能選項；
1-1-1 當游標移到「使用期末結帳」項時，給予HINT提示：
1-1-2 新系統：「使用期末結帳」選項默認勾選；
1-1-3 舊系統：升級時，若「使用成本結算精靈」勾選，則「使用期末結帳」選項勾選，反之不勾選；
1-1-5 當勾選「使用成本結算精靈「時，則「使用期末結帳」選項自動勾選，允許取消「使用期末結帳」；
1-1-6 若存在庫存或生管系統，即系統有「使用成本結算精靈」選項存在時，當勾選「使用期末結帳」時，要檢查「使用成本結算精靈」選項是否有勾選，若「使用成本結算精靈」選項未勾選，則不允許勾選「使用期末結帳」，並給予警告：請先勾選使用成本結算精靈！
1-2 在主菜單〈資料庫〉功能表最後加入「期末結帳」及「期末反結帳」菜單項。「期末結帳」及「期末反結帳」功能表項只有當共用參數勾選「使用期末結帳」才會出現，反之，不會出現。只有系統中的所有表單都關閉才能執行此功能，否則「期末結帳」及「期末反結帳」功能表項為灰色不可執行。
1-2-1 點擊「期末結帳」，出現以下窗體：
結帳年月：初始值取當前系統年月（未作過期末結帳時），之後預設值由上次結帳年月＋１，依次類推，允許修改，但不允許選擇小於或等於最近結帳年月的年月，否則給予警告：「該結帳年月已進行過期末結帳，請重新選擇！」若系統有使用成本結算精靈，則在執行期末結帳功能時，要檢查期末結帳當月是否已經做了成本結算，如果沒有作成本結算，則系統給予警告「您選擇的期末結帳月份還未進行成本結算，請先執行！」若無使用成本結算精靈，則可直接執行期末結帳功能。
點擊「開始」按鈕，系統檢查「結帳年月」是否為空，若為空，則給予警告：「結帳年月不允許為空！不能往下執行。 」
1-2-2 執行步驟：
第一步 覆核後生效檢查
1、對於有使用覆核後生效功能，系統要進行檢查對應單據的覆核狀態。
需要覆核的系統有：人薪、財務、固資；
對於有啟用覆核後生效功能，但在結帳年月及之前年月仍存在未覆核的單據會一一列出，顯示如下：
2、異常資訊記錄採用雙層GRID的形式記錄，顯示的欄位元有(單據類別，單據編號，單據日期，制單人員)，可以根據某個欄位元進行排序。 如果有設定GRID的保存方案，系統彈出如下對話框 ：
3、點擊「導出」按鈕，出現如下視窗： 可選擇路徑保存異常資訊。
4、點擊「退出」按鈕，則退出期末結帳功能。
第二步 系統重置
即進行固資／客服／人薪／帳款／財務各系統重置，畫面如下
1、重置年月：不可編輯，第一次期末結帳時，起始區間為空，終止區間為第一次結帳年月，之後的起始區間由上次結帳年月＋１，終止區間取當前結帳年月，依次類推。
系統進行以上重置時，以下選項要過濾，其他直接調用相應系統的重置功能。
（1） 人薪系統重置：不進行「薪資重置」項的重置（註：因期末結帳時的重置不能產生每月薪資憑單，所以」薪資重置」不用執行。）
（2） 帳款系統重置：對於有K2T轉文件的資料庫，不可以勾選顧問轉文件選項，不可以重置顧問轉文件的資料；
（3） 財務系統重置：對於有K2T轉文件的資料庫，不可以重置顧問轉文件的資料；
（4） 客服系統重置：不進行「轉單重置」項的重置；
（5） 人薪與財務重置要根據重置年月進行，固資／帳款／客服則保持之前重置即沒有重置月份。
（6） 期末結帳後的人薪重置年月默認帶出期末結帳年月的下一個月，不可以選擇期末結帳當月和之前月份，如果選擇要給予提示「您選擇月份對應的資料已經做過期末結帳，不可以再做重置！」
（7） 財務重置年檔區間默認帶出期末結帳月份的下一月，不可以選擇期末結帳當月和之前月份，如果選擇要給予提示：「您選擇的月份對應的資料已經做過期末結帳，不可以再做重置！」。（註：以上各系統的重置功能框不會呈現）
（8） 在執行重置的過程中，若按「取消」則退出「系統重置」窗並退出期末結帳表單。
（9） 當完成各系統重置後，由系統自動勾選相應的「完成」項。
第三步：資料檢查
1、當第二步執行完後則出現如下「關鍵數據檢查」表單，如下：
如果沒有使用到以上相應系統，則上述相應資訊會隱藏。
若有異常則出現以下提示窗：
點擊「退出」，則退出「期末結帳」作業。
2、關鍵數據檢查」通過後則出現「一般數據檢查」表單，如下：
如果沒有使用到以上相應系統，則上述相應資訊要隱藏。
一般資料檢查：異常資訊如下顯示:
點「繼續」則繼續執行下一步；點「導出」，將異常資訊導出；點「退出」，退出「期末結帳」作業。
點資料檢查查看「關鍵數據檢查」與「一般數據檢查」的每個選項的檢查內容。
另：財務傳輸檢查加入一般性檢查中，這項內容單據用另一個異常資訊來呈現，類似如下：
第四步 期末結帳
注:上述選項會根據是否有使用到該系統過濾，若沒有使用到該系統，則相應的功能選項隱藏。
1、期末結帳後，程式內部會另外記錄每次期末結帳的日期，以備作為反結帳的判斷依據，結帳年月及其之前的單據不可以(新增，刪除，修改，覆核)的判斷依據是以期末結帳的日期為準，而不是以系統關帳日期，期末結帳後之前的單據控制的情況具體說明見以下「相關特殊控制說明」；只有(固資，人薪，客服，帳款)期末結帳後，才可以進行財務的期末結帳功能 。
2、若完成「期末結帳「，則彈出如下提示窗，提示完成，按「確定」則退出「期末結帳」表單。
2、 「期末反結帳」控制說明
2-1 最後結帳年月：該項不可編輯，由系統帶出，若有做過期末結帳，則取最近期末結帳年月，若未
做過期末結帳，則該欄為空；
2-2 點擊「反結帳」時，系統要將最近期末結帳年月減少到上一次結帳年月；
2-3 若「最後結帳年月」顯示為空，則「反結帳」按鈕為灰色，不可操作；
2-4 按「取消」按鈕則退出「期末反結帳」表單。
1-1-1 當游標移到「使用期末結帳」項時，給予HINT提示：
1-1-2 新系統：「使用期末結帳」選項默認勾選；
1-1-3 舊系統：升級時，若「使用成本結算精靈」勾選，則「使用期末結帳」選項勾選，反之不勾選；
1-1-5 當勾選「使用成本結算精靈「時，則「使用期末結帳」選項自動勾選，允許取消「使用期末結帳」；
1-1-6 若存在庫存或生管系統，即系統有「使用成本結算精靈」選項存在時，當勾選「使用期末結帳」時，要檢查「使用成本結算精靈」選項是否有勾選，若「使用成本結算精靈」選項未勾選，則不允許勾選「使用期末結帳」，並給予警告：請先勾選使用成本結算精靈！
1-2 在主菜單〈資料庫〉功能表最後加入「期末結帳」及「期末反結帳」菜單項。「期末結帳」及「期末反結帳」功能表項只有當共用參數勾選「使用期末結帳」才會出現，反之，不會出現。只有系統中的所有表單都關閉才能執行此功能，否則「期末結帳」及「期末反結帳」功能表項為灰色不可執行。
1-2-1 點擊「期末結帳」，出現以下窗體：
結帳年月：初始值取當前系統年月（未作過期末結帳時），之後預設值由上次結帳年月＋１，依次類推，允許修改，但不允許選擇小於或等於最近結帳年月的年月，否則給予警告：「該結帳年月已進行過期末結帳，請重新選擇！」若系統有使用成本結算精靈，則在執行期末結帳功能時，要檢查期末結帳當月是否已經做了成本結算，如果沒有作成本結算，則系統給予警告「您選擇的期末結帳月份還未進行成本結算，請先執行！」若無使用成本結算精靈，則可直接執行期末結帳功能。
點擊「開始」按鈕，系統檢查「結帳年月」是否為空，若為空，則給予警告：「結帳年月不允許為空！不能往下執行。 」
1-2-2 執行步驟：
第一步 覆核後生效檢查
1、對於有使用覆核後生效功能，系統要進行檢查對應單據的覆核狀態。
需要覆核的系統有：人薪、財務、固資；
對於有啟用覆核後生效功能，但在結帳年月及之前年月仍存在未覆核的單據會一一列出，顯示如下：
2、異常資訊記錄採用雙層GRID的形式記錄，顯示的欄位元有(單據類別，單據編號，單據日期，制單人員)，可以根據某個欄位元進行排序。 如果有設定GRID的保存方案，系統彈出如下對話框 ：
3、點擊「導出」按鈕，出現如下視窗： 可選擇路徑保存異常資訊。
4、點擊「退出」按鈕，則退出期末結帳功能。
第二步 系統重置
即進行固資／客服／人薪／帳款／財務各系統重置，畫面如下
1、重置年月：不可編輯，第一次期末結帳時，起始區間為空，終止區間為第一次結帳年月，之後的起始區間由上次結帳年月＋１，終止區間取當前結帳年月，依次類推。
系統進行以上重置時，以下選項要過濾，其他直接調用相應系統的重置功能。
（1） 人薪系統重置：不進行「薪資重置」項的重置（註：因期末結帳時的重置不能產生每月薪資憑單，所以」薪資重置」不用執行。）
（2） 帳款系統重置：對於有K2T轉文件的資料庫，不可以勾選顧問轉文件選項，不可以重置顧問轉文件的資料；
（3） 財務系統重置：對於有K2T轉文件的資料庫，不可以重置顧問轉文件的資料；
（4） 客服系統重置：不進行「轉單重置」項的重置；
（5） 人薪與財務重置要根據重置年月進行，固資／帳款／客服則保持之前重置即沒有重置月份。
（6） 期末結帳後的人薪重置年月默認帶出期末結帳年月的下一個月，不可以選擇期末結帳當月和之前月份，如果選擇要給予提示「您選擇月份對應的資料已經做過期末結帳，不可以再做重置！」
（7） 財務重置年檔區間默認帶出期末結帳月份的下一月，不可以選擇期末結帳當月和之前月份，如果選擇要給予提示：「您選擇的月份對應的資料已經做過期末結帳，不可以再做重置！」。（註：以上各系統的重置功能框不會呈現）
（8） 在執行重置的過程中，若按「取消」則退出「系統重置」窗並退出期末結帳表單。
（9） 當完成各系統重置後，由系統自動勾選相應的「完成」項。
第三步：資料檢查
1、當第二步執行完後則出現如下「關鍵數據檢查」表單，如下：
如果沒有使用到以上相應系統，則上述相應資訊會隱藏。
若有異常則出現以下提示窗：
點擊「退出」，則退出「期末結帳」作業。
2、關鍵數據檢查」通過後則出現「一般數據檢查」表單，如下：
如果沒有使用到以上相應系統，則上述相應資訊要隱藏。
一般資料檢查：異常資訊如下顯示:
點「繼續」則繼續執行下一步；點「導出」，將異常資訊導出；點「退出」，退出「期末結帳」作業。
點資料檢查查看「關鍵數據檢查」與「一般數據檢查」的每個選項的檢查內容。
另：財務傳輸檢查加入一般性檢查中，這項內容單據用另一個異常資訊來呈現，類似如下：
第四步 期末結帳
注:上述選項會根據是否有使用到該系統過濾，若沒有使用到該系統，則相應的功能選項隱藏。
1、期末結帳後，程式內部會另外記錄每次期末結帳的日期，以備作為反結帳的判斷依據，結帳年月及其之前的單據不可以(新增，刪除，修改，覆核)的判斷依據是以期末結帳的日期為準，而不是以系統關帳日期，期末結帳後之前的單據控制的情況具體說明見以下「相關特殊控制說明」；只有(固資，人薪，客服，帳款)期末結帳後，才可以進行財務的期末結帳功能 。
2、若完成「期末結帳「，則彈出如下提示窗，提示完成，按「確定」則退出「期末結帳」表單。
2、 「期末反結帳」控制說明
2-1 最後結帳年月：該項不可編輯，由系統帶出，若有做過期末結帳，則取最近期末結帳年月，若未
做過期末結帳，則該欄為空；
2-2 點擊「反結帳」時，系統要將最近期末結帳年月減少到上一次結帳年月；
2-3 若「最後結帳年月」顯示為空，則「反結帳」按鈕為灰色，不可操作；
2-4 按「取消」按鈕則退出「期末反結帳」表單。